Ein Leitfaden nicht nur für Gründer*innen, sondern für alle, die ihr digitales Setup überprüfen wollen. Voll mit persönlichen Erfahrungen und daher nicht immer objektiv ;-). Wir haben hier unsere persönlichen Lieblingstools für die verschiedenen Aufgaben zusammengetragen und schildern, worauf wir bei der Auswahl geachtet haben.
1. Domain
Der Name, unter dem du dich im Internet präsentieren willst. Deine Website wird unter diesem Namen erreichbar sein, sie ist der Teil deiner E-Mailadresse hinter dem @. Ich gehe jetzt nicht näher darauf ein, was du bei der Auswahl deines Domainnamens beachten solltest, nur so viel: Überfordere deine potentiellen Kundinnen nicht: Deine Domain sollte leicht merkbar sein, wir könnten auch sagen merk-würdig. In der Kürze liegt oft die Würze. E-Mail-Adressen wie geilertyp@beste-website-der-Welt.org bieten jede Menge Möglichkeiten sich zu vertippen.
kleiner Test deiner Domain-Idee
Die beste Namensidee nützt dir nichts, wenn die Domain schon vergeben ist. Sollte das der Fall sein, kannst du z.B. auf eine andere Endung ausweichen, so wie wir das gemacht haben. Die Domain happytree.at war schon vergeben, daher sind wir auf happytree.wien ausgewichen.
Domain checken und kaufen
Die Preise für Domains können sich stark unterscheiden, ein Vergleich zahlt sich daher aus.
Tipp!
2. Webhosting mit WordPress
Du hast eine Domain? Gratuliere! Jetzt kannst du sie dir einrahmen und auf den Kamin stellen ;-). Aber mal im Ernst: Damit du deine Domain auch für deine Website verwenden kannst, musst du dir Webspace (Speicherplatz auf einem Server) bei einem Hosting-Anbieter besorgen (oder deinen eigenen Server betreiben). Webspace wird oft zusammen mit Mailspace im Paket angeboten, du kannst die beiden Dienste aber auch bei verschiedenen Anbietern buchen, was wir für HappyTree IT gemacht haben.
WordPress ist eine freie und kostenlose Software, mit der du sehr flexibel Websites erstellen kannst. Mit WordPress kannst du Websites erstellen, ohne je etwas von HTML/CSS gehört zu haben (Es schadet natürlich nicht, wenn du dich damit auskennst). WordPress ist das beliebteste Tool zur Erstellung von Websites, mehr als ein Drittel aller Websites weltweit verwenden WordPress. Es gibt dafür jede Menge Anleitungen, du findest aber auch leicht jemanden, der dich dabei professionell unterstützt, wenn du das möchtest. Uns zum Beispiel ;-) Solltest du dich für WordPress entscheiden, empfehlen wir dir ein darauf abgestimmtes Hosting-Produkt.
Vergleich unserer Hosting-Favoriten
Hier findest du einen kleinen Vergleich von zwei Hosting-Anbietern, die wir schon getestet haben und beide sehr empfehlen können (enthält Affiliate-Links).
 |  | |
|---|---|---|
| Support | sehr gut und schnell (Live-Chat und Telefon) | sehr gut und ziemlich schnell (E-Mail) |
| Serverstandort | Deutschland | Österreich (Wien) |
| Datenschutz und -sicherheit | hohe Priorität | hohe Priorität |
| Klimaneutrales Hosting | Ja, Server laufen auf Ökostrom + Aufforstungsprogramme | Ja, Server laufen auf Ökostrom + Aufforstungsprogramme zusätzlich können mit Kauf eines Zertifikats die Zugriffe auf die Website kompensiert werden |
| Backups | sehr einfach, auf Knopfdruck wiederherstellbar | im Backend, einigermaßen einfach wiederherstellbar |
3. E-Mail
Manche meinen ja, E-Mail ist nur was für alte Leute. Denen entgegne ich dann: Erstens, Alter ist ja wohl auch eine Frage der Einstellung. Und zweitens, E-Mail ist nach wie vor der Standard für die Kommunikation in der Geschäftswelt, egal ob wir das gut finden oder nicht.
Um E-Mail nutzen zu können, brauchst du einen E-Mail-Anbieter. Was tut der? Er stellt dir ein elektronisches Postfach (Speicherplatz) zur Verfügung und gibt dir Zugang zu einem Programm, das E-Mails versenden und empfangen kann (Mail-Server). Außerdem kümmert er sich um die Wartung und die Sicherheit des Dienstes. Anmerkung: Wie bei Webseiten gilt auch hier: Du kannst dir auch selber einen Mailserver einrichten (lassen).
E-Mail-Dienste gibt es wie Sand am Meer, bekannte Anbieter sind etwa GMail, Hotmail oder GMX und fast jeder von uns hat dort eine Adresse. Die lautet dann z.B. vorname.nachname@gmail.com oder abc@gmx.net usw. Oder so ähnlich, weil du Max Müller heißt und jemand schneller war als du. Mit deiner eigenen Domain hast du vorgesorgt, was das angeht und kannst dir so viele Mailadressen, wie du möchtest einrichten. Also nicht nur geilertyp@beste-website-der-Welt.org sondern auch sexylady@beste-website-der-Welt.org und noch viele mehr. Spätestens jetzt solltest du dir eine Mail-Adresse mit deiner Domain einrichten und ausschließlich diese für deine geschäftliche Korrespondenz verwenden. Das ist kein Hexenwerk, wir zeigen dir auch gerne wie das geht, wenn du das möchtest.
Deine alte private Adresse verwendest du dann bitte nur noch für das, wofür du sie angelegt hast: Für alles Private.
Du kannst deine Domainverwaltung, Website und E-Mail bei ein und demselben Anbieter buchen, du kannst dafür aber auch drei verschiedene Anbieter verwenden, die Bandbreite bei Preis und Leistungsumfang ist auch hier gewaltig. Zur Basisausstattung gehören meiner Meinung nach, dass
Tipp
Wenn du noch auf der Suche nach einem E-Mail-Programm bist: Thunderbird von Mozilla ist meine Empfehlung! Mailadressen quasi auf Knopfdruck eingerichtet, übersichtlich, nahezu beliebig erweiterbar, mit Kalender, Kontakten und Aufgaben, gratis.
4. Kalender und Kontakte
Oh mein Gott, wie ich meinen digitalen Kalender liebe! Seit ich meinen letzten Papierkalender in einer kleinen Zeremonie in eine Archivkiste gelegt habe, hat sich vieles zum Besseren geändert. Ich vergesse so gut wie keine Termine mehr, weil ich sie auf allen Geräten synchron habe. Und auch als Familie haben wir den Überblick, wer wo wann sein muss.
Die Welt der digitalen Kalender und Kontakte teilt sich im wesentlichen in zwei Unterwelten (und ich meine es wirklich so!): Die offenen Standards CalDAV (Kalender und Aufgaben) und CardDAV (Kontakte), umgesetzt z.B. in der nextcloud (bei greenwebspaces umgesetzt in der Greencloud) sowie Microsoft Exchange (Teil von Office365). Bei diesem Thema ist vieles Geschmacks- und Gewohnheitssache. Oft ist auch mitentscheidend, mit welchen Leuten du viel zusammenarbeitest und was diese verwenden. Daher nur soviel: wenn deine Wahl auf Exchange bzw. Office 365 fällt, dann bist du de facto an Microsoft als Cloud-Anbieter und Outlook als Mail-, Kontakt- und Kalenderprogramm gebunden und bekommst ein stark standardisiertes, sehr umfangreiches Produkt. Im anderen Fall (CalDAV/CardDAV bzw. nextcloud) hast du eine große Auswahl an Cloud-Anbietern (oder du betreibst deinen eigenen Kalender- und Kontakteserver) und Programmen, die damit funktionieren, es kann aber sein, dass es Probleme bei bestimmten Geräte-Dienst-Kombinationen gibt.
Tipp
5. Eigener Server (NAS) – Deine Cloud, deine Regeln!
Bevor wir unseren Server bekommen haben, waren unsere Daten auf diversen internen und externen Festplatten verstreut. Eine Katastrophe, sobald mehr als eine Person an einem Projekt arbeitet. Dauernd musst du überlegen, wer welche Datei in welcher Version wo abgespeichert hat, gar nicht lustig. Wenn eine Festplatte zu klein geworden ist, musste eine neue her, auf der das Chaos dann weiterging. Und wie machst du vernünftige Backups in so einer Situation? Gar nicht.
Damit sind wir schon bei den zwei wichtigsten Gründen, die für einen eigenen Server sprechen, und zwar: Speicherplatz und zentraler Zugriff. Mit deinem eigenen Server kannst du zig Terabyte an Fotos, Videos, Dokumenten bei dir ablegen und bist dabei unabhängig von Google, Microsoft und wie sie alle heißen. Du kannst dich bei Dropbox abmelden und Kalender und Kontakte selbst verwalten und synchronisieren. Ja, wenn du möchtest, kannst du sogar deinen eigenen firmeninternen Messenger-Dienst einrichten und WhatsApp und Co aus der Kommunikation mit deinen Kund*innen herausnehmen. Dein Server, deine Regeln! Die Kehrseite: Volle Kontrolle heißt auch, dass du dich um die Datensicherheit und Backups kümmern musst.
Eine Abkürzung, die dir in diesem Zusammenhang öfter begegnen wird, ist NAS (auch ab und zu als N-A-S ausgesprochen). NAS steht für Network Attached Storage, also einen Datenspeicher, der über das Netzwerk erreichbar ist. Mittlerweile können diese Geräte aber viel mehr als nur Daten speichern (siehe oben) daher bevorzuge ich die Bezeichnung Server (ein Gerät oder Programm, das gewisse Ressourcen zur Verfügung stellt).
Wir haben sehr gute Erfahrungen mit den Geräten von Synology gemacht und sind auch Synology Partner. Wir sind gerne behilflich bei der Geräteauswahl, Installation und beim Übertragen deiner Daten (Migration).
6. Projektmanagement – Aufgabenplanung
Ein Schlagwort, das du vielleicht in diesem Zusammenhang schon gehört hast, ist Kanban. Kanban wurde in Japan bei Toyota entwickelt und heißt wörtlich „Signalkarte“. In der ursprünglichen Form zur Optimierung von Produktionsprozessen eingesetzt, lässt es sich – in abgewandelter Form – sehr gut für die persönliche Aufgabenplanung (grafische Todo-Liste) bzw. auch für das Management von Aufgaben in Teams verwenden. Beispiele dafür sind Cloud-Dienste Trello und MeisterTask.
Dabei werden auf einem Board (Trello-Speak) mehrere Listen angelegt. Innerhalb dieser Listen (z.B. Ideen – Offen – In Bearbeitung – Fertig!) können Karten (Aufgaben) angelegt werden. Diese Karten wandern dann im Zuge der Arbeit an der Aufgabe von links nach rechts durch das Board bis sie in der Fertig!-Liste landen und archiviert werden können. Karten lassen sich mit Bildern, Checklisten und Kommentaren versehen. Aufgaben können direkt in Trello erstellt werden, es können aber auch (sehr praktisch!) E-Mails in Aufgaben umgewandelt werden, indem du sie direkt aus dem Mailprogramm an die Mail-Adresse des Trello-Board sendest. Ein Board lässt sich aber auch als nach Spalten (Themen) gegliederte Ideen-Sammlung verwenden usw.
MeisterTask ist eine Trello-Alternative, die in München und Wien entwickelt wird und deren Server in Deutschland stehen (Trello: USA, aber Mitglied im Privacy-Shield). MeisterTask ist grafisch ansprechender gestaltet und lässt sich auch mit MindMeister, einem Mindmapping-Tool der selben Entwickler kombinieren. HappyTree IT hat derzeit noch Trello im Einsatz, wir überlegen uns aber einen Wechsel zu MeisterTask und sind gerade fleißig am Testen.
7. Buchhaltung – Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und mehr
Ende April 2019, wir stellen unsere ersten Rechnungen. Das heißt, wir wollen sie stellen. Das Tool, das bei unserem Geschäftskonto (gratis für ein Jahr) dabei ist, tut so gar nicht, wie ich will. Gott sei Dank hat mir Unternehmerkollege David ein paar Tage zuvor seine Wahl verraten, und diese wurde auch unsere: FreeFinance.
FreeFinance wird in Schwechat bei Wien entwickelt und auf Österreichischen Servern betrieben. Das Tool bietet auch für Neulinge bei Rechnungsstellung und Buchhaltung wie mich einen leichten Einstieg ins Thema. Kurze Erklärungsvideos auf Youtube mit Josef Broukal gibts gratis dazu. Und Beispielbuchungen für oft vorkommende Fälle. Und eine Direktanbindung ans (österreichische) Finanzamt über FinanzOnline, Umsatzsteuer-Voranmeldung geht auf Knopfdruck. Und eine Fahrtenbuch-App fürs Handy. Und eine App zum Belege-Scannen. Und Registrierkassa, falls du sowas brauchst.
Klinge ich begeistert? Ist auch so. Etwas Vergleichbares konnte ich bei meiner Suche nach (deutschsprachigen) Buchhaltungstools nicht mal annähernd finden. Wir verwenden FreeFinance jetzt nicht nur für die Firma, sondern auch privat.
Die Rechnungs- bzw. Dokumentvorlagen lassen sich genau maßschneidern, was allerdings durchaus zeitintensiv werden kann…
Derzeit noch im Versuchsstadium (Beta): Doppelte Buchhaltung (z.B. für GmbHs) und eine verbesserte Benutzeroberfläche (auf die ich mich schon sehr freue!).
Wir sagen: Danke David! Und Danke FreeFinance!
Empfehlung
8. Business-Internet und Business-Handytarif
Warum brauche ich einen Business-Tarif, der kostet ja viel mehr? Meine Antwort darauf ist: Weil auch der Service besser ist. Wann merkst du das? Wenn einmal nicht alles in Ordnung ist. Dann wird dein Problem einfach schneller gelöst. Und diese Leistung rechtfertigt das Mehr an Kosten allemal.
HappyTree IT ist IT-Partner von MagentaBusiness (vormals UPC / T-Mobile). Wir beraten dich gerne zu Fragen rund um Festnetz-Internet und Handytarife und begleiten auch die Umsetzung.
Tipp
Du kennst Tools die in unserer Liste fehlen? Dann lass es uns hier unten in den Kommentaren wissen oder schreib uns ein E-Mail.